MANFAAT SISTEM INFORMASI

Apa sih manfaat dari sistem informasi itu?

  Sistem informasi dibuat dan dibangun dengan baik agar meningkatkan produktivitas, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat, meningkatkan layanan, mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan dalam manajemen.

Sedangkan secara umum manfaat Sistem Informasi dapat dikategorikan dengan manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit). Berikut saya membahas sedikit tentang manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit).

Manfaat Berwujud (tangible benefit)

    Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara fakta dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun organisasi bisnis. Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan dengan meningkatnya penjualan dalam pasar, serta mengalami perluasan pasar.

Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen, karena dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan tepat terhadap dinamika pasar yang ada.

Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.

   Contoh dari pengurangan jumlah sumber daya manusia adalah dalam proses pencatatan transaksi keuangan. Jika sebelumnya proses di akunting harus dikelola minimalnya oleh lima orang maka dengan implementasi SIA (sistem informasi akuntansi) yang baik cukup dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini disebabkan dengan SIA yang terintegrasi maka setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data. Selain itu secara otomatis dengan penerapan SIA maka laporan-laporan keuangan dapat disajikan berdasarkan data-data transaksi tersebut tanpa re-entry.

Manfaat Tak Berwujud (intangible benefit)

Seringkali manfaat tak berwujud ini menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan. Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek ini seringkali diabaikan, contohnya:

1. Peningkatan kepuasan konsumen

Misalkan Anda datang ke sebuah Minimarket. Mana yang kira-kira akan Anda pilih sebagai tempat berbelanja, minimarket yang waktu antrian di kasirnya lebih singkat atau sebaliknya? Tentunya Anda akan memilih yang pertama sekalipun mungkin harus membayar sedikit lebih mahal dibandingkan dengan minimarket kedua. Ternyata minimarket pertama sudah menerapkan sistem informasi penjualannya yang lebih cepat dalam pemrosesan dan kemudahan pemasukan datanya.

2. Peningkatan kepuasan karyawan

   Seringkali muncul dari pihak karyawan yang merasa haknya tidak terpenuhi seperti misalkan insentif lemburnya. Ternyata hal ini terjadi akibat kesalahan perhitungan pihak manajemen yang masih melakukannya secara manual atau dengan sistem pemasukan ulang data. Padahal jika misalkan perusahaan menyediakan sistem absensi yang terintegrasi dalam sistem informasi kepegawaian dan SIA maka secara otomatis dapat dibuat laporan insenstif yang lebih akurat dan benar. Hal tersebut baru salah satu contoh di luar misalkan perhitungan angka kredit, hak cuti, jenjang karier, pendidikan dan latihan, dsb.

3. Peningkatan mutu dan jumlah informasi

    Informasi adalah komponen penting di saat ini. Anda yang kuasai informasi akan bertindak lebih responsif terhadap perubahan yang ada dan tren yang akan datang. Penerapan sistem informasi yang baik tentunya akan menghasilkan data yang telah dikelola sehingga berkualitas. Hal tersebut dapat diwujudkan karena setiap proses pembuatan laporan tersebut dilakukan secara otomatis oleh mesin komputer.

4. Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen

   Setiap pengambilan keputusan, bergantung kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil. Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat dan kapanpun.

By Willh Nobis, Amik Hass Bandung